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Réserver un lieu

L’objectif principal de la Ville est de permettre à ses organismes reconnus d’avoir accès aux installations afin de les soutenir dans la réalisation de leurs activités dans leur champ d’expertise, conformément à la Politique de reconnaissance et de soutien des organismes en vigueur, tout en prenant en considération la disponibilité limitée des espaces et des équipements demandés.



La Ville va par la suite rendre accessibles les plages horaires non-utilisées par ses organismes aux autres types d’usagers (regroupement sportif de citoyens, entreprises locales, organisation externe, etc.), et ce toujours dans le cadre d’une utilisation à des fins non lucratives.  



Par conséquent, les activités suivantes ne sont pas admises :

  • Activités à but lucratif;
  • Activités déjà offertes dans le cadre de la programmation d’un organisme reconnu par la Ville dans le cadre de sa Politique de reconnaissance et de soutien des organismes ou celle offerte directement par la Ville;
  • Activités allant à l’encontre des programmes et/ou des valeurs municipales;
  • Cérémonies à caractère familial comme les fêtes d’enfants, les mariages et les baptêmes, ou tout autre type d’activité festive;
  •  Activités ou assemblées à caractère religieux, politique ou syndical.

 

Priorisation des activités et groupes admissibles

 

La Ville priorise les activités et les groupes admissibles suivants;

  • Activités ou événements spéciaux organisés par la Ville;
  • Événements spéciaux (tournoi, championnat, etc.) offerts par les organismes partenaires dûment reconnus selon la Politique de reconnaissance et de soutien des organismes;
  • Programmation régulière offerte par la Ville et les organismes partenaires dûment reconnus selon la Politique de reconnaissance et de soutien des organismes. La priorité est assurée selon l’ordre suivant;
    • Organismes reconnus desservant une clientèle jeunesse ou une clientèle handicapée;
    • Organismes reconnus desservant une clientèle aînée;
    •  Organismes reconnus desservant une clientèle adulte.
  • Activités offertes par les partenaires institutionnels de la Ville;
  • Toute activité citoyenne ou corporative admissible.

La Ville se réserve le droit de refuser une demande de réservation ou de l’annuler si elle évalue qu’il y a un risque pour la sécurité publique ou que l’événement est incompatible avec ses valeurs organisationnelles.

Lieux pouvant être loués

  • Plateaux intérieurs

  • Plateaux extérieurs

  • Chalets de parc

Procédures

Toute demande de réservation doit être transmise par le biais du formulaire de demande de réservation de lieu et acheminée au moins trente (30) jours à l’avance au Service des loisirs, des sports et de la vie communautaire :

Ce délai est de rigueur et toute demande faite moins de trente (30) jours avant la date de réservation entraîne automatiquement un refus, à moins de la justifier par motif valable.

Critères de réservation

Critères de réservation

  • La durée minimale d’une réservation est de deux (2) heures.
  • Un formulaire de demande de réservation de lieu doit être utilisé pour chacune des sessions à chaque année.
  • Les dates de relâche doivent être inscrites plutôt que le motif de l’arrêt. Par exemple : le 25 décembre plutôt que « Noël ».
  • Les heures doivent être inscrites selon le format 24 h. Par exemple : de 19 h à 21 h.

 

Annulation

La Ville doit être informée de toute annulation par courriel au loisirs@repentigny.ca ou par téléphone auprès du répondant de la Ville, et ce, durant les heures d'ouverture régulières de l'hôtel de ville.



Une annulation complète reçue 7 jours ou plus avant la date de début de la réservation sera remboursée en totalité.



Une annulation complète reçue à moins de 7 jours avant la date de début de la réservation sera remboursée en excluant 20 % du montant total du contrat pour la période couverte qui sera conservé à titre de dédommagement par la municipalité.



Une annulation partielle reçue au moins 2 jours avant le jour visé sera remboursée en totalité.



Si aucune annulation n'est demandée et que le participant ne se présente pas à la réservation, aucun remboursement ne sera émis.



Advenant l'annulation de la location par la Ville de Repentigny pour un cas d'urgence, de force majeure ou pour des raisons indépendantes à sa volonté, le client sera remboursé en totalité, soit 100 % des coûts de location. Dans ces circonstances, aucun dommage ne pourra être réclamé à la Ville.

Règlements et responsabilités

Les locataires des plateaux intérieurs et extérieurs et des chalets de parc doivent s’engager à respecter et à faire respecter les règlements généraux d’utilisation énoncés ci-dessous :

  • Les utilisateurs doivent arriver à l’heure et respecter l’horaire d’utilisation qui leur est alloué, et ce, autant pour le début que pour la fin des activités (sessions d’échauffement, d’entraînement, etc.).  Après 45 minutes de retard, l’activité et les services s’y rattachant seront annulés.  Une pénalité monétaire pourrait être exigée.
  • Le responsable doit procéder à la vérification des lieux à l’arrivée et aviser le surveillant en cas de bris ou de défectuosité de l’équipement.
  • Sans un permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux, aucune boisson alcoolisée ne sera tolérée sur les plateaux intérieurs et extérieurs et dans des chalets de parc sous peine d’expulsion.
  • Le lieu de location doit être remis en bon état au moment de quitter.

Règlements spécifiques aux plateaux sportifs intérieurs :

  • Les espadrilles qui font des marques sur le plancher ne sont pas acceptées.
  • Pour le hockey cosom, seuls les bâtons et les balles entièrement en plastique sont acceptés.

Responsabilité de la Ville et assurances

Le locataire dégage la Ville de Repentigny de toutes responsabilités à l’égard des dommages qui pourraient survenir lors d’une réservation d’un lieu loué comme le vol ou la perte d’équipement. Le locataire doit assurer la surveillance du lieu loué et suggérer aux participants les mesures de sécurité qu’il juge appropriées.



L’utilisation du local par le locataire doit être conforme aux fins pour lesquelles il peut être utilisé. La pratique d’activités sportives est sous la responsabilité exclusive du locataire. Nous vous recommandons de vous procurer une couverture d’assurance en responsabilité civile couvrant les participants, les membres, les bénévoles et les

administrateurs.

Réclamation pour dommages

La Ville de Repentigny se réserve le droit de réclamer au locataire les sommes jugées appropriées pour les dommages causés au lieu loué ou aux équipements qui s’y trouvent, le cas échéant.